Quando comecei a empreender à frente do Mindset Exponencial e como freelancer, precisei equilibrar muito bem trabalho, família, lazer e todas as atividades envolvidas nessas esferas da vida. Se você é empreendedor ou produtor de conteúdo (ou as duas coisas haha) sabe bem do que estou falando.
O fato é que no início eu não conseguia equilibrar bem todas as atividades que tinha. Isso me causava estresse, um cansaço enorme, frustração por chegar ao fim do dia pensando que não tinha feito nada (com várias tarefas em aberto na lista) e o pior: eu não sabia ao certo como havia gasto o meu tempo naquele dia, agia freneticamente de forma desorganizada.
Foi nesta situação que eu decidi: quero ser produtivo. Nessa mudança de rotina, criei minha própria rotina produtiva para sair da desorganização, ter dias (quase sempre) produtivos e não precisar de mais horas no meu dia para alcançar minhas metas.
Agora, compartilho com você os principais hábitos que adotei para manter uma rotina produtiva. Essas dicas irão te ajudar a ter: clareza do seu tempo, controle sobre suas tarefas, foco naquilo que precisa fazer e liberar tempo para outras atividades.
1. Aproveite a oportunidade
Se você tem 10 minutos de espera em uma fila, você não pode matar nenhuma das tarefas da sua lista? Passar ou ler e-mails, fazer uma chamada, responder uma mensagem de alguém, ler um bom artigo?
Eu faço isso em filas, vôos, viagens, e pode crer, isso aumenta bastante a produtividade.
Eu faço uma lista com minhas atividades (no papel e no Evernote), e aquelas tarefas mais rápidas, eu faço no Uber, na fila, esperando vôo, no avião, no ônibus.. Esse é um exercício poderoso!
2. Evite a Multitarefa
Há duas maneiras de ser multitarefa. A primeira é executar duas ações simultaneamente, sendo que uma delas deve ser automática. Dirigir ouvindo rádio, por exemplo, ou andar de bicicleta e cantar.
A outra é quando tentamos fazer 2 ou mais tarefas que demandem atenção. Não estamos fazendo simultaneamente, mas, alternando nosso foco entre uma tarefa e outra. Isso é que acaba com a produtividade (Jean Phillipe Lachaux).
Tudo o que fazemos demanda energia e tempo. Duas coisas que temos de forma limitada. Logo, se você investe seu tempo e energia em diversas coisas ao mesmo tempo, acaba se sentindo esgotado no final.
Seu cérebro não funciona assim. Um estudo do Bryan College diz que trocar de tarefa 20 vezes em 1 hora, equivale a uma noite de insônia. Sabe o que quer dizer isso? Estresse e menos controle cognitivo e emocional.
3. Desligue as notificações desnecessárias do seu smartphone
Num mundo hiper conectado, é difícil não cair na tentação de acompanhar todas as notificações em tempo real. Não é?
Você está focado numa tarefa, mas de repente, uma notificação surge. Quando você vai ver, foi no grupo da festa de fim de ano da empresa, você interage ali, e acaba vendo outras coisas, de repente, se passaram 10 minutos! Situação familiar? Esse exemplo se encaixa de alguma forma na sua rotina?
Cientificamente falando, a ânsia de responder à todas as notificações do smartphone pode causar desatenção, inquietude e impulsividade. Sintomas semelhantes ao da TDAH.
Então, se você está fazendo uma tarefa como ler ou escrever algo por exemplo, anule o máximo possível de notificações desnecessárias àquela tarefa.
4. Seja organizado
Já se sentiu desesperado procurando aquele documento que você tinha certeza que deixou num lugar? E aquela pilha de louça na cozinha ou o guarda roupas todo bagunçado, já te desanimou? Então essa dica é para você!
Crie um lugar para cada coisa e se esforce para manter aquilo sempre ali. Você vai se acostumar a ver aquilo sempre ali e se lembrará de deixar sempre no lugar.
Aquela mesa cheia de papéis, tudo junto e misturado, podem te dar uma falsa segurança de que “eu sei que está ali”, mas só quando precisa encontrar uma coisa específica ali no meio é que você sabe o quanto isso pode te tomar tempo.
Com tudo claro na sua visão, fica mais fácil encontrar o que precisa naquele momento. Isso vai te ajudar a não procrastinar ou perder tempo procurando alguma coisa.
Deixe seu ambiente sempre limpo e agradável para você. Manter seu local de trabalho organizado te ajuda a não procrastinar, afasta a preguiça e mantém você focado com poucos movimentos no que precisa fazer.
5. Mantenha o Foco
Poderia resumir isso numa frase de Steve Jobs que gosto muito: “Foco é dizer não para centenas de boas ideias”.
Falando na realização de tarefas, há uma técnica que é simples, mas quando bem aplicada, produz resultado: o pomodoro.
São pequenos blocos de 25 minutos em que você estará focado em uma tarefa específica sem interrupções ou distrações.
A cada 25 minutos, você tem 5 minutos de pausa, onde você pode levantar, tomar um café, ver alguma mensagem, antes de voltar para o bloco seguinte. Após 4 blocos de 25 minutos você tem 20 minutos de descanso.
Há aplicativos como o Pomodoro Timer que podem te ajudar a usar a técnica.
Lembre-se: o mais importante em relação à produtividade é você ter clareza do que está fazendo com seu tempo. Então seja consciente que a técnica só produzirá frutos se usada corretamente.
Deixo aqui um link para um artigo que escrevi sobre foco.
6. Faça pausas durante o trabalho
Isso mesmo. As pausas fazem parte de uma rotina produtiva. Isso desmistifica que para ser produtivo é preciso estar sempre ocupado.
Não adianta abarrotar agendas de compromissos, estar todo tempo ocupado e achar que está sendo produtivo(a).
Nós não somos máquinas, e as pausas ajudam nosso cérebro e nosso corpo a absorver melhor as tarefas e conseguir estar mais “inteiros” na execução.
Nosso cérebro recebe muita informação, nosso corpo sente isso e fica estressado. Já teve a sensação de passar o dia inteiro trabalhando e no fim parece que fez muito pouco?
É por isso que as pausas são importantes. Lembre-se: nosso corpo PRECISA dessas pausas. Nada de ficar sem dormir, prejudicar seu tempo de sono para “produzir mais”.
As pausas devem ser momentos pra relaxar a mente e o corpo para estarmos mais motivados e concentrados.
Durante o trabalho, estabeleça momentos de pausa pra levantar, tomar um café, ler, tirar uma soneca, comer uma fruta, enfim, você deve ver o que vai te ajudar mais.
7. Faça uma lista de tarefas
Aqui a dica vai além de escrever tarefas num papel (ou num app). As tarefas da sua lista, precisam estar atreladas a um objetivo.
Sempre faço metas SMART, quebro essas metas em tarefas que irei precisar fazer em determinado espaço de tempo. São tarefas diárias, semanais, mensais. Eu classifico essas tarefas por prioridade, de acordo com o objetivo ao qual elas servem.
Um ponto importante é que as tarefas precisam ter uma deadline. Tarefa precisa ter prazo, isso diminui muito a procrastinação e possibilita medir resultados.
Daí vou vendo quais são mais urgentes, importantes, as que demandam mais ou menos tempo para ir matando de acordo com a minha rotina.
Lembre-se, você precisa criar uma rotina produtiva, e criar essa rotina quer dizer que você vai definir suas tarefas, não apenas receber demandas.
Ter essa clareza te ajuda a identificar as tarefas que você consegue fazer (que se enquadram na sua rotina), as que você pode deixar de fazer e novos hábitos que você precisa adotar para criar essa rotina produtiva.
8. Durma bem
Sem dormir, seu cérebro não trabalhará de forma normal e você passará o dia cansado(a).
O sono não é só momento de relaxamento do corpo, é o momento em que o nosso organismo, secreta uma série substâncias fundamentais como o hormônio do crescimento (GH) e a testosterona por exemplo.
Pessoas que necessitam apenas de 3 horas de sono, sem comprometimento físico e intelectual são muito raras. Eu durmo 6 horas todas as noites. Isso me faz acordar bem disposto, sem confusão mental (fruto de um cérebro cansado).
Algumas informações sobre o sono que talvez te façam mudar o pensamento de que “dormir é para os fracos”:
- Quando pulamos uma noite de sono, ocorre o efeito rebote ou seja, só voltamos a ter uma noite normal de sono, duas noites depois.
- Um estudo realizado em 2012 por pesquisadores da Harvard Medical School e Brigham and Women’s Hospital observou que a interrupção prolongada do sono alterou o metabolismo dos indivíduos e pode aumentar o risco de obesidade e diabetes.
- A ausência de melatonina (hormônio do sono) pode levar a ansiedade e queda no sistema imunológico.
9. Programe suas distrações
Defina horários para checar e-mails, redes sociais e mensagens.
No geral, nossa relação com esse tipo de atividade, é de reação. Chega a notificação, eu vou e reajo.
Mas quando estamos focados em realizar alguma tarefa, o ideal é que nossa relação com e-mails, redes sociais e aplicativos de mensagens mude. Que a ação parta de nós. Assim entra essa dica.
Eu quando estou trabalhando, geralmente defino momentos para este fim. É o meu horário para distrações como essas ou quaisquer outras que possam ser controladas. Geralmente defino períodos curtos (tipo 15, 20 minutos) para ver isso.
Por exemplo, tem dias que olho meu e-mail de hora em hora, tem dias que defino que vou olhar “x” hora e dedicarei 30 minutos a responder os e-mails que precisem de resposta naquele momento.
10. Proteja seu tempo de qualidade
Energia é uma coisa que você tem de forma limitada. As atividades mais difíceis, que demandam maior foco, aquelas mais complexas, vão demandar mais energia.
Como já falei, produtividade passa por autoconhecimento. Então é fundamental que se você ainda não tem clareza, monitore-se para saber em que horários/período do dia você é mais produtivo(a).
Conhecendo isso, você vai focar naquelas tarefas mais complexas sempre nesse horário/momento do dia.
Assim você diminui drasticamente as chances de procrastinar determinadas tarefas devido ao desânimo, pois quando estiver com menos energia, terá tarefas que demandam menos energia para execução.
Exemplo: Eu sou mais produtivo nas primeiras horas da manhã, então as tarefas mais complexas tento “matar” logo nesse período, as demais vou no decorrer do dia completando.
Bem, esses são hábitos que eu criei para manter minha rotina produtiva. Podem servir também pra você, ou não. Não é uma lista mágica, precisa de dedicação e disciplina, só assim você será uma pessoa mais produtiva.
Para facilitar e economizar seu tempo, preparei um infográfico com essas 10 dicas resumidas pra você ter no seu escritório, no seu smartphone ou de alguma forma se lembrar desse caminho para ser mais produtivo. Baixe gratuitamente!
